ხელფასების ადმინისტრირება ბიზნესისგან მოითხოვს დროს, რესურსს და მობილიზაციას, რომლის დაზოგვაც და განაწილებაც უფრო ეფექტურად არის შესაძლებელი, ასეთი შეთავაზებები კი ბაზარზე უკვე არსებობს.

რას გულისხმობს ხელფასების ადმინისტრირება და რა ბენეფიტებს მიიღებს კომპანია ფეიროლის აუთსორსზე გატანის შემთხვევაში, ამ თემაზე Grant Thornton Georgia / გრანთ თორნთონ საქართველოს ბიზნეს პროცესების გადაწყვეტილების მენეჯერმა მზია გიორგაძემ გადაცემა „კომერსანტის დილაში“ ისაუბრა.

— რა არის ფეიროლი და რა ეტაპებს მოიცავს?

— ფეიროლი ეს არის ხელფასების ადმინისტრირების მუდმივი პროცესი, რომელიც ხასიათდება გარკვეული კომპლექსურობით და თავის მხრივ აერთიანებს სხვადასხვა სახელფასო განაცემების კომპონენტებს, მოიცავს მათკალკულაციასშესაბამისი ქვეყნის საგადასახადო და შრომით კანონმდებლობაზე დაყრდნობით. სხვა სიტყვებით რომ ვთქვათ ეს არის პროცესი, რომელიც ბიზნესს საშუალებას აძლევს უზრუნველყოს საკუთარი თანამშრომლისთვის ხელფასების დროული მიწოდება ფიქსირებულ პერიოდში, ისე რომ შეინარჩუნოს მუდმივობის, თანმიმდევრობისა და ხარისხის მაღალი მაჩვენებელი. აქედან გამომდინარე,ეტაპები რომელსაც ფეიროლი მოიცავს, გულისხმობს თანამშრომლებთან დაკავშირებულ ყველა პროცესის აღრიცვას მათი მიღებიდან მათ განთავისუფლებამდე. უფრო კონკრეტულად თუ ვისაუბრებთ პროცესებზე, შეგვიძლია განვიხილოთ ფეიროლი, როგორც რამოდენომე ცალკეული ეტაპის გაერთიანება, რომელიც თავის მხრივ მოიცავს:

1. ინფორმაციის შეგროვებას, დახარისხვებას, დამუშავებას - სადაც საკომუნიკაციო არხები გადის კომპანიების ეიჩართან;
2. სხვადასხვა ტიპის სარგებლის გაანგარიშებას და მასთან დაკავშირებული გადასახადებისა თუ სოციალური შეღავათების დათვლას, ისე რომ აღნიშნული იყოს შესაბამისობაში საქართველოს კანონმდებლობასთან და შრომით კოდექსთან;
3. თანამშრომლებისთვის ფიქსირებულად განსაზღვრულ ვადებში აღნიშნული თანხების დროული გადახდების უზრუნველყოფას;
4. Payslip-ების (საანგარიშო ფურცლის) მიწოდებას თანამშრომლებისთვის, რაც წარმოადგენს ინფორმაციას - ცნობას ხელფასის შესახებ, სადაც იკითხება, თუ რა ტიპის სარგებლისგან შედგება თანამშრომლის ხელფასი, ასევე თანხის რა ოდენობა განისაზღვრა გადასახადებისა თუ სოციალური შეღავათებისათვის.

— რატომ გახდა აქტუალური ფეიროლის - როგორც ცალკეული სერვისის მიწოდება დღეს?

— ფეიროლის ცალკეულ სერვისად განხილვამ და მიწოდებამ განსაკუთრებული აქტუალურობა შეიძინა მიმდინარე პერიოდში. ეს ყველაფერი გამოწვეულია რამოდენიმე ფაქტორით: პირველი - ეს არის საბაზრო მოთხოვნის ზრდა აღნიშნულ სერვისზე, რაც განპირობებულია საერთაშორისო პრაქტიკის გაზიარებით და საერთაშორისო ფირმების შემოსვლით ქართულ ბაზარზე. მეორე - ეს არის უახლესი საკანონმდებლო ცვლილებები შრომით კოდექსში, რასაც მოჰყვა შრომითი ინსპექციის ინტიტუციური გაძლიერება და მოახდინა მისი მანდატის გაზრდა. შედეგად ახალი საკანონმდებლო ცვლილებებით შრომით ინსპექციის მანდატს ემატება შრომითი უფლებების მონიტორინგიც. ინსპექციას უკვე აქვს უფლებამოსილება შეამოწმოს, იცავს თუ არა დამსაქმებელი დასაქმებულის შრომით უფლებებს – სამუშაო დროის ხანგრძლივობას, ხელშეკრულებით გათვალისწინებულ სხვა ვალდებულებებს, შვებულების და ზეგანაკვეთური სამუშაოს ანაზღაურების გაცემის წესს, შრომით დისკრიმინაციის საკითხებს და ა.შ. ანუ იმას, რაც შრომის კოდექსით გათვალისწინებული მოთხოვნებია.შესაბამისად, საკანონმდებლო ცვლილებები გახდა სიგნალი დამსაქმებლებისთვის, გადაეხედათ შრომითი ურთიერთობით ნაკისრი ვალდებულებები, რამდენად დაცული იყო თანამშრომლებთან ურთიერთობის დროს. მესამე და ასევე საგულისხმო ფაქტორი, ეს არის გაზრდილი ინტერესი და ამაღლებული ცნობადობა საკუთარ უფლებებისადმი დასაქმებულთა მიერ. ვინაიდან პროფესიული და პირადი ცხოვრების ბალანსის დაცვა დღს გახდა უმნიშვნელოვანესი ფაქტორი თანამშრომლებისთვის გადაწყვეტილებების მიღებისას.

— ვინ არის ჩართული ფეიროლის მომზადებაში და რა საკვალიფიკაციო მოთხოვნები უნდა ჰქონდეს მას?

— ფეიროლის მომზადებაში ჩართულია ფეიროლის სპეციალისტი, რომელიც აღჭურვილია ყველა იმ ტექნიკური თუ ანალიტიკური უნარებით, რაც ფეიროლის სრულყოფილ მიწოდებას უზრუნველყოფს. თავის მხრივ, ფეიროლის სპეციალისტი კურირებს რომ ხელფასების მომზადებისას ყველა საჭირო მოთხოვნა იყოს როგორც საქართველოს შრომით კოდექსთან ასევე საგადასახადო კოდექსთან შესაბამისობში. აღნიშნული სერვისის სრულყოფილი მიწოდებისთვის კი საჭიროა რამოდემე დეპარტამენტის კოლაბორაცია, რომლებსაც წარმოადგენს HR- ანუ ადამიანური რესურსების მართვის დეპარტამენტი, იურიდიული, საგადასახო და ფინანსური დეპარტამენტი.

— რატომ და ვისთვის არის მნიშვნელოვანი ხელფასების სწორი ადმინისტრირება?

— ცალსახად ნათელია რომ როდესაც ხელფასების თემას ვეხებით, არ უნდა დაგვავიწყდეს პროცესში მონაწილე სამი მხარე, რომელსაც წარმოადგენს დამქირავებელი (ბიზენსი), დაქირავებული და სახელმწიფო.

პირველ რიგში თურატომ არის იგი საყურადღებო ბიზნესისთვის, უნდა განვიხილოთ ბიზნესი და მისი რეპუტაციული მხარე, რადგან აღნიშნული პროცესების გამართვა წარმოადგენს ბიზნესისთვის შესაძლო რისკების მინიმიზაციას. არსებობს უამრავი შემთხვევა როდესაც თანამშრომელი იწყებს დავას სასამართლოში მისი შრომითი ანაზღაურების არასწორად დათვლისა თუ მიღებისთვის, და რადგანაც მტკიცების ტვირთი არის დამსაქმებელზე, მისთვის არახელსაყრელია შრომითი ურთიერთობის პირობების დარღვევა.

დაქირავებულისთვის ცალსახად მნიშვნელოვანია მისთვის აღნიშნული პროცესი იყოს ცხადი, ჰქონდეს ცნობა მისთვის გაცემული განაცემების შესახებ და შეამოწმოს, თუ როგორ იცავს ბიზნესი მისთვის შრომითი თუ საგადასახადო კანონმდებლობის ფარგლებში მინიჭებულ უფლებებს.
სახელმწიფო კი, როგორც მარეგულირებელი ინტიტუტი ამ ორ სუბიექტს შორის, ინარჩუნებს პასუხისმგებლობას გააუმჯობესოს / აამაღლოს ცხოვრების ხარისხი. შესაბამისად მისთვის, როგორც მარეგულირებელი ორგანოსთვის, ამ შემთხვევაში მთავარია შეინარჩუნოს რელევანტური შრომითი პირობები, განსაზღვროს რელევანტურიანაზღაურება და მისი გაცემის წესები. თავის მხრივ აღნიშნული ინტერვენცია შეამცირებს ახალგაზრდების გადინებას საზღვარგარეთ, ვინაიდან თუ შრომითი უფლებები დაცულია და ქვეყნის შიგნით არსებობს რელევანტური და ადეკვატური მიდგომები ხელფასების ადმინისტრირებასთან დაკავშირებით, დასაქმებულის თავს დაფასებულად და ღირებულად იგრძობს.

— რა გავლენა შეიძლება მოახდინოს ფეიროლის აუთსორსზე გატანამ ბიზნესზე და როგორია საერთაშორისო პრაქტიკა?

— პირველ რიგში ვისაუბროთ თუ რას წარმოადგენს ფეიროლის აუთსორსზე გატანა. აღნიშნული სერვისის აუთროსრი, ანუ პროვაიდერი კომპანიის დაქირავება და მისი მეშვეობით ხელფასების ადმინისტრირება გულისხმობს ბიზნესის მზაობას გახადოს მისი სახელფასო პროცესები გამჭირვალე, ზუსტი და მიუკერძოებელი. აღნიშნული პრაქტიკა ფართოდ გამოიყენება მსხვილი საერთაშორისო კომპანიების მიერ,რაც გულისხმობს დამატებითი კონტროლის შემოღებას და თაღლითური სქემების თავიდან აცილებას. ერთ-ერთი ამის მაგალითია Sox კონტროლი. SOX - სორბენინს ოქსლის აქტი, ცნობილი როგორც გარკვეული წესების ერთობლიობა, ხელს უწყობს კომპანიებს დანერგონ კონტროლის მექანიზმები რაც მათ დაეხმარებათ ფინანსური ანგარიშგების პროცესში შეცდომების გამოვლენასა და კონტროლში. ეს არის ფედერალური კანონი რომელიც კონგრესმა 2002 წელს მიიღო აშშ-ში და მისი მთავარი მიზანი წარმოადგენდა დაეცვა საზოგადოება კორპორაციების ან სხვა ბიზნეს სუბიექტების თაღლითური ან მცდარი პრაქტიკისგან. შესაბამისად კანონი საერთაშორისო კომპანიებისთვის მოითხოვს დამატებითი კონტროლის მექანიზმების დანერგვას საკუთარ კომპანიებში. ფეიროლის ნაწილში იგი გულისხმობს პროცესების ეფექტურად დაგეგმვას ისე რომ მინიმუმამდე დაიყვანოს თაღლითური სქემების არსებობა რისკების შეფასებისა და პროცესების ტესტირების გზით. ფეიროლის ნაწილში იგი მოიცავს:

• ფეიროლის პერიოდულ აუდიტს, რამდენად შესაბამისობაში კომპანიის პოლიტიკა კანონმდებლობასთან და ზუსტად არის თუ არა დათვლილი სახელფასო ანაზღაურება;
• სახელფასო ჭრილში რეპორტების მომზადებას - რომელიც მიმართული იქნება გადახრების აღმოჩენაში და მათი რელევანტურობის დადგენაში;
  
• ჩანაწერებზე წვდომის შეზღუდვას - რაც გულისხმობს ინფორმაციის დაცული წყაროებით გაგზავნას, მონაცემთა დაცვისა და შენახვის შესაბამის უზრუნველყოფას;
  
• მოვალეობების გამიჯვნას - რაც გულისხმობს ფეიროლის მომზადების პროცესში მინიმუმ სამი სუბიექტური მხარის ჩართვას, სადაც ერთი მხარე ამზადებს ფეიროლს, მეორე ამტკიცებს ხოლო მესამე არის ავტორიზაციის უფლების მქონე, რომელიც პასუხისმგებელია გადახდების განხორციელებაზე.

— რა მიგნებების გათვალისწინებაა საჭირო საერთაშორისო სტანდარტების დასაცავად?

— სახელფასო ანაზღაურება, მიუხედავად კომპანიის სტრატეგიისა და ზომისა, გადამწყვეტ როლს თამაშობს თანამშრომლების მორალის შენარჩუნებასა და კომპანიის ფინანსური სიჯანსაღის უზრუნველსაყოფად. კომპანიებს უნდა შეეძლოთ თანმიმდევრული და დროული ანაზღაურების გაცემა. შესაბამისად, ფეიროლის პროცესის საერთაშორისო პრაქტიკას თუ დავაკვირდებით, კომპანიები ამჯობინებენ მის აუთსორსზე გადატანას - რაც ერთის მხრივ გამოწვეულია შესაბამისი კონტროლის მექანიზმების დანერგვის აუცილებლობით, ასევე, ხელს უწყობს კომპანიებს აღნიშნული საქმე ანდონ პროფესიონალებს, ხოლო მენეჯმენტი და ხელმძღვანელობა დაკავდეს საკუთარი ბიზნესის მართვით.ასევე მნიშვენლოვანი მიგნებაასააგარიშო ფურცლის კომპონენტი, რომელიც წარმოადგენს საერთაშორისო პრაქტიკის მნიშვნელოვან ასპექტს, თანამშრომლისათვის ინფორმაციის გაზიარების პრაქტიკა საკუთარ ხელფასების კალკულაციების შესახებ ფართოდ გამოიყენება და თანამშრომლისათვის ღირებულ ინფორმაციას მოიცავს.

— როგორ შეიძლება ხარჯთ-სარგებლიანობის შეფასება ბიზნესისთვის მომსახურების ცალკე გატანით?

— პირველ რიგში, კომპანია აღნიშნული მომსახურების ცალკე გატანით ზოგავს მნიშვნელოვან დროით და ფინანსურ რესურსებს, ვინაიდან კომპანიების საქმიანობიდან და მიზნებიდან გამომდინარე, მათთვის ყველა დეპარტამენტის არსებობა შესაძლოა არ იყოს საჭირო. ასეთია მაგალითად საგადასახადო და იურიდიული დეპარტამენტი. თუმცა, ხელფასების კალკულაციებისა და მასთან დაკავშირებული გადასახადების გაანგარიშება მოითხოვს ზუსტ შეფასებას, როგორც საგადასახადო ისე შრომით კანონმდებლობაზე დაყრდნობით, ამიტომ აპრიორი, ბიზნესი უნდა იყოს დარწმუნებული რომ მისი თანამშრომლებისთვის სახელფასო გაანგარიშებები არის რელევანტური, ზუსტი, გამჭირვალე. შესაბამისად, აღნიშნული პასუხისმგებლობა სრულად ეკისრებათ სერვისის პროვაიდერ კომპანიებს და ბიზნესს რჩება მეტი დრო, აკეთოს საკუთარი საქმე და იყოს დარწმუნებული მისი თანამშრომლების ანაზღაურების საკთხის რელევანტურობასა და სიზუსტეში.

— როგორია სახელმწიფოს როლი, მიდგომა და არსებობს თუ არა რაიმე კონტროლის მექანიზმები ფეიროლის კალკულაციასთან მიმართებაში?

— სახელმწიფო საკუთარი პასუხისმგებლობის ნაწილში, როგორც მარეგულირებელი ორგანო, შრომითი ინპექციის მეშვეობით ახორციელებს დამატებით კონტროლს. მისი როლი ძალიან დიდია, ვინაიდან იგი ხელს უწყობს სამართლიანობის აღსრულებას და ძირითადად დაქირავებულის უფლებადამცველია. მიდგომები რაც ამჟამად გვაქვს, საჭიროებს მეტ ყურადღებას, მეტ კონკრეტიზაციას არსებულ კანონებთან თუ ბრძანებებთან მიმართებაში. ბევრი ჩანაწერი საკანონმდებლო ნაწილში, რომელიც ეხება თანამშრომელთა გარკვეული ბენეფიტების ანაზღაურების წესებს, ასევე საჭიროებს გადახედვას და შესაბამისი მენუალების გამოცემას, რომელიც ამჟამად ძალიან მცირე რაოდენობით არსებობს. ამასთანავე, კონტროლთან მიმართებაში, მიუხედავად იმისა რომშრომითი ინსპექცია უკვე სარგებლობს დამატებითი მანდატით გააკონტროლოს გადახდებისა თუ კალკულაციების შესაბამისობა, ბევრი სხვა პრიორიტეტიდან გამომდინარე, პრაქტიკაში ნაკლებად ეხება დააგნარიშგების შემოწმებებს. ვისურვებდით, რომ უფრო მეტი დაინტერესება და ინიციატივა იყოს გამოჩენილი სახელმწიფოს მხრიდან აღნიშნულ საკითხებთან მიმართებაში.

— როგორ ავირჩიოთ ფეიროლ სერვისების პროვაიდერი ?

— ბიზნესისთვის არსებითია, რომ სრული პროცესი რომელსაც ფეიროლი მოიცავს, იყოს დელეგირებული პროვაიდერ კომპანიაზე, რაც, თავის მხრივ ძალიან დიდი და საინტერესო გამოწვევაა თანამედროვე საზოგადოებისთვის. ფეიროლ პროვაიდერის არჩევისას ყურადღება უნდა მივაქციოთ მის გამოცდილებას, მოქნილობას და უნარს ადაპტირდებს ბიზნესის დამატებით მოთხოვნებთან, ასევე მას უნდა შეეძლოს იყოს დრეკადი პროცესებში და შეეძლოს მონაცემთა კონფიდენციალურობის დაცვა.

— არსებობს თუ არა ფეიროლის „სოფთვეარი“ და იყენებენ თუ არა მას ქართული კომპანიები ?

— გრანთ თორნთონ ინთერნეიშენალს გააჩნია საკუთარი პროგრამული უზრონველყოფის სისტემა (სოფთვეარი) - ფეიზარი (Payzaar). ფეიზარი წარმოადგენს პლათფორმას, სადაც გროვდება ყველა საჭირო ინფორმაცია და ხდება მონაცემთა თავმოყრა, პროგრამაში იტვირთება და იგი ავტომატიზაციის რეჟიმში გადაიანგარიშებს ყველა საჭირო განაცემის ოდენობას, გადასახადებს, სოციალურ შეღავათებს და ა.შ. ამავდროულად, იგი ავტომატურად ახდენს გადახდებს მითითებულ ანგარიშებზე თანამშრომლებისთვის, და რაც მთავარია ავტომატურად წარუდგენს მათ ინფორმაციას საკუთარი ხლეფასების შესახებ. ეს ყველაფერი მნიშნელოვნად ზოგავს ფეიროლის მომზადების დროს და ამავდროულად შეცდომების დაშვების ალბათობას მინიმუმამდე ამცირებს. ქართული კომპანიების მხირდან, სპეციალური სოფთვეარის გამოყენება ნაკლებად მიღებული პრაქტიკაა და არც შესაბამისი ქართული პროგრამული უზრუნველყოფის პლატფორმა არსებობს. ქართულ ბიზნესს ფეიროლის მნიშვნელობა და სრული პროცეესი ჯერ კიდევ არ აქვს გააზრებული სრულად, თუმცა ჩვენი პრაქტიკა გვაძლევს იმის შესაძლებლობას, რომ აქტიურად დავეხმაროთ მათ გავაზიაროთ ჩვენი მიგნებები და მხარი დავუჭიროთ ბიზნესს ფეიროლის პროცესების დანრეგვასა და სრულყოფაში.